Te contamos todo lo que debes sobre de la próxima obligatoriedad del uso de la factura electrónica en España
La factura electrónica, o e-factura, es un documento digital con la misma validez legal que una factura en papel. Su emisión está condicionada al consentimiento del receptor, y debe garantizar, al igual que las facturas tradicionales, tres aspectos clave:
- Legibilidad: Debe ser fácilmente entendible mediante software adecuado.
- Autenticidad del origen: Asegura la identidad del emisor.
- Integridad del contenido: Garantiza que no se ha modificado tras su emisión.
Estas condiciones pueden cumplirse mediante métodos como la firma electrónica avanzada, el intercambio electrónico de datos (EDI), sistemas de control de gestión con auditorías fiables o mecanismos previamente aprobados por la Agencia Tributaria.
Tipos de Facturas Electrónicas
En la facturación digital es crucial distinguir entre los formatos que cumplen la normativa y aquellos que, pese a ser digitales, no se consideran facturas electrónicas legales.
- Facturas en formato estructurado:
Estas facturas cumplen plenamente con la normativa de facturación electrónica en España. Se generan en formatos como XML (por ejemplo, UBL o Facturae) o EDIFACT, que permiten su creación, envío y procesamiento automático por los sistemas informáticos tanto del emisor como del receptor. Al ser estructuradas, garantizan la autenticidad del origen, la integridad del contenido y su legibilidad mediante herramientas específicas. - Formatos no estructurados (no válidos como facturas electrónicas):
Este tipo incluye documentos digitales, como archivos PDF o imágenes escaneadas de facturas en papel. Aunque son digitales, no cumplen los requisitos legales para ser consideradas facturas electrónicas porque no permiten la automatización del procesamiento ni garantizan por sí mismas la integridad o autenticidad del contenido. El uso de estos formatos requiere intervención manual o tecnologías adicionales, como el OCR, lo que genera costes adicionales y dificulta el cumplimiento normativo.
En resumen, para que una factura digital cumpla con la normativa española, debe utilizar un formato estructurado que asegure la automatización, trazabilidad y validez legal.
Ventajas de la Facturación Electrónica
Adoptar la facturación electrónica ofrece numerosos beneficios, como:
- Ahorro de costes: Eliminación de gastos en impresión, envío y almacenamiento físico.
- Eficiencia operativa: Reducción de errores humanos y ciclos de tramitación más cortos.
- Acceso ágil: Consultas más rápidas a facturas almacenadas digitalmente.
- Cumplimiento normativo: Mayor trazabilidad y transparencia en los pagos.
- Sostenibilidad: Disminución del uso de papel y su transporte.
Además, contribuye a combatir el fraude y mejorar los plazos de pago, especialmente para pymes, gracias a un mejor control de la morosidad y mayor visibilidad de los incumplimientos.
Regulación Actual y Ley Crea y Crece
Actualmente, las facturas electrónicas están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, que establece las normas sobre su emisión y conservación. Sin embargo, con la Ley Crea y Crece, aprobada el 15 de septiembre de 2022 y publicada en el BOE el 29 de septiembre de 2022, su ámbito de aplicación se amplía considerablemente.
Cambios Principales de la Ley Crea y Crece:
- Facturación obligatoria B2B:
La ley extiende la obligatoriedad de la factura electrónica a todas las transacciones entre empresas y profesionales (B2B), no solo entre empresas y la Administración (B2G). - Plazos de implementación:
- Empresas con facturación superior a 8 millones de euros: Obligación a partir de 2025.
- Empresas con facturación inferior a 8 millones de euros: Obligación a partir de 2026.
- Requisitos adicionales:
- Uso de soluciones tecnológicas homologadas.
- Declaración del estado de cada factura.
- Acceso digital gratuito para los destinatarios durante al menos 4 años.
Cómo Prepararse para la Facturación Electrónica
Es fundamental que las empresas comiencen a planificar su transición hacia la facturación electrónica. Esto implica:
- Adoptar software certificado y compatible.
- Revisar procesos internos de facturación y pago.
- Capacitar a los equipos para el uso de nuevas herramientas.
Además, existen múltiples recursos y servicios de consultoría para facilitar esta transición, asegurando que las empresas aprovechen todas las ventajas de la digitalización.
Contáctanos para más información
La facturación electrónica no solo es una herramienta de cumplimiento normativo, sino una oportunidad para mejorar la eficiencia, reducir costes y modernizar los procesos empresariales. Contáctanos si necesitas ayuda para adaptar tu negocio a la nueva normativa. ¡El momento de prepararse es ahora!
