Tanto si trabajáis en una oficina, un coworking o en casa, es necesario organizarse para que los días sean lo más productivos posibles. A continuación os indico una serie de recomendaciones que podéis seguir para intentar hacer más eficientes las horas de trabajo.
Foco
Para poder concentrarte en tu trabajo necesitas dejar a un lado aquello que no sea estrictamente profesional. Eso significa alejarse de distracciones como noticias, redes sociales, llamadas personales, whatsapps…
Para ello es importante desactivar notificaciones de programas de mensajería, redes sociales e email. Si estás en el ordenador realizando ciertas tareas, ten cerrado el programa de email para evitar que un correo entrante te distraiga de tu objetivo.
Preparar tu zona de trabajo
Debes de tener una zona de trabajo en harmonía y que te transmita la tranquilidad necesaria para que tu cerebro se pueda concentrar. Hay que tener en cuenta el orden, la decoración, la iluminación, la climatización, la ventilación y el nivel de ruido.
Rutinas
El ser humano ama las rutinas y es importante mantener unas rutinas para tener una buena salud mental. Eso significa que debes marcarte unos horarios para despertarte, comer, trabajar y mantenerlos a lo largo de la semana. Del mismo modo permítete toda la flexibilidad que necesites durante el fin de semana ya que te servirá de descanso y para desconectar aún más.
Trabajar por bloques
Dividete el día en bloques temáticos para poder concentrarte mejor en lo que estás haciendo. Esto significa tener un tiempo para sólo contestar emails, otro para llamadas, otro para hacer presupuestos, otro para tener reuniones, otro para trabajar en cierto proyecto, etc.. Si intentas mezclar tareas diferentes estarás obligas a tu cerebro a estar saltando de una lado a otro, causándole un estrés adicional de forma innecesaria.
Tener listadas y categorizadas las tareas a realizar
Es importante conseguir la rutina de apuntar todo lo que tenemos que hacer, por dos motivos. Primero es el modo de descargar al cerebro de la necesidad de acordarse de los asuntos pendientes. Segundo, tener las tareas listadas nos permitirá ordenarlas según si son tareas importantes, urgentes o de prioridad baja.
Hay que tener claro que las tareas importantes son las que realmente tienen un significado para nosotros o para nuestro negocio, y las urgentes las que se tienen que resolver rápidamente para evitar tener consecuencias negativas. Las primeras tareas a realizar serán las importantes y urgentes, luego las importantes, después las urgentes y finalmente el resto de tareas.
Intenta realizar primero las tareas más importantes a primera hora del día
Primero porque para la inmensa mayoría de nosotros tras el descanso nocturno, esas primeras horas del día es donde tenemos más creatividad y más agilidad mental. Segundo porque así evitamos gastar energía pensando que tenemos una tarea importante aún pendiente de hacer. Lo mejor es hacerla y poder centrarnos en la siguiente tarea por orden de importancia.
Evitar reuniones
Sí, tal cual, evita las reuniones. Y cuando sean necesarias, intenta acortarlas tanto como sea posible: si una reunión estaba planificada en una hora, intenta que sean 45 minutos. Si la reunión eran 30 minutos, mejor que sean 20.
Las reuniones además deben de ser preparadas con un orden del día y unos objetivos sobre los que hacer foco. De este modo conseguiremos que todos los participantes estén más centrados en los puntos a tratar y la reunión será más productiva.
Como norma general es bueno intentar usar metodologías de trabajo que permitan organizarse de forma asíncrona para evitar tener que realizar reuniones periódicas.
Cuida tu alimentación
Si tenemos una buena alimentación seremos personas más productivas, y no me refiero a comer de forma sana, si no a tomar alimentos que no nos distraigan de nuestras tareas. Alimentos buenos para tomar en el desayuno pueden ser frutas, cereales no procesados y frutos secos. Todos ellos te aportarán energía de forma uniforme a lo largo de la mañana.
No debemos abusar del café, sobretodo si debemos estar centrados ya que nos va a causar altibajos en nuestro metabolismo. Asimismo no debemos tomar alimentos con alto contenido en gluten ya que son complicados de digerir y van a hacer que nuestro cuerpo no pueda poner todas sus energías en la tarea que estemos realizando.
También procurad tener unos horarios para comer y disciplina para cumplirlos ya que el hecho de ir a la nevera a por comida es una distracción en sí mismo que penalizará tu capacidad de sacar trabajo adelante.
Acaba el día planificando el día siguiente
El mejor momento para planificar el trabajo es el último momento de la tarde antes de acabar la jornada laboral. Justo ahí tienes calientes las tareas importantes que se deberán de realizar el próximo día y es un instante donde el cerebro ya estará cansado para tareas pesadas, pero la planificación no requiere de una especial intensidad.
Es importante ponerse una o dos tareas al día para realizar de forma ineludible, y éstas serán con las que comenzaremos el día siguiente. Idealmente deberían de ser tareas importantes y cuando las realicemos conseguiremos tener una sensación de objetivo alcanzado que creará un refuerzo positivo sobre nosotros.
